İş Süreçlerinde Dış Kaynak Kullanımı
İş Süreçlerinde Dış Kaynak Kullanım Hizmetleri; baskı (bordro, yasal defterler, faturalar, hesap ekstreleri), veri toplama ve giriş (anketler, saha bilgi toplama, sayaç okuma ve faturalama), muhasebe ve tahsilat (otomatik ve talimatlı ödeme), bordro işlemleri gibi, müşterilerin temel iş süreçlerini destekleyen, bu süreçler ile entegre olan BT destekli alt/yan süreçlerin, gerekli olan fiziksel alan/mekan, insan kaynağı , yazılım, donanım, altyapı ve bu BT sistemlerinin/altyapısnın sorunsuz/kesintisiz çalışması için gerkli bakım/destek mekanizmaları sağlanarak Servis Sağlayıcı firma tarfından yürütüldüğü/yönetildiği hizmetlerdir. Bu hizmetler”Müşteri Yerinde” veya “Servis Sağlayıcı Yerinde” verilebilir.
Kapsam Dışı Konular
İş Süreçlerinde Dış Kaynak Kullanım hizmetleri dışındaki tüm hizmet alt bileşenlerine ilişkin destek, yönetim ve danışmanlık hizmetleri
- Bilgi teknolojilerini kullanmayan süreçlerle (temizlik, yemek vb.) ilgili dış kaynak kullanım hizmetleri
- Müşteri iş süreçlerine ilişkin danışmanlık hizmetleri
- Müşteri verilerinin taşınması, müşteri verileri değişiminin yönetimi
- Uzak alan bağlantılarında oluşabilecek, ilgili servis sağlayıcı (Türk Telekom, İnternet Servis Sağlayıcı vb.) kaynaklı problemler ve bu problemlerden kaynaklanan kesintiler
- (Müşteri yerinde verilen hizmetler için) Müşteri ya da üçüncü şahısların, hata, kasıt ya da ihmali, ani voltaj değişiklikleri, klima şartlarının sağlanmaması, genel mücbir sebepler ve bunlara benzer nedenler ile oluşacak kesinti, hasar ve aksaklıklar
- Sözleşme dışında kalan 3. parti firmaların sorumlulukları
İş Süreçlerinde Dış Kaynak Kullanımı Hizmetleri, ana iş süreçlerinin etkinliğini artırmak adına bilgi teknolojilerine yatırım yapan, iş süreçlerini etkin ve verimli dış kaynak hizmetleri ile bütünleştirme fırsatlarını arayan tüm firmalar tarafından kullanılabilir.
İş süreçlerinde dış kaynak kullanımı (outsourcing), bir şirketin kendi faaliyetlerinden bazılarını ya da tamamını üçüncü taraf bir sağlayıcıya devretmesi anlamına gelir. Bu yöntem, özellikle belirli uzmanlık gerektiren ya da maliyet avantajı sağlayan süreçlerde tercih edilir. İş süreçlerinde dış kaynak kullanımı, şirketlere esneklik, verimlilik ve maliyet düşürme imkanı sunar. Aşağıda dış kaynak kullanımının genel faydaları ve zorlukları yer alıyor:
Faydaları:
- Maliyet Tasarrufu: Şirketler, belirli iş süreçlerini dış kaynak kullanarak iş gücü ve teknolojiye yatırım yapma ihtiyacını azaltabilirler.
- Uzmanlık ve Deneyime Erişim: Dış kaynak sağlayıcılar genellikle belirli alanlarda uzmanlaşmıştır ve yüksek kalitede hizmet sunabilir.
- Odaklanma: Şirketler temel yetkinliklerine odaklanarak büyüme ve inovasyona daha fazla zaman ayırabilir.
- Esneklik: Dış kaynak kullanımı, iş yüküne bağlı olarak ölçeklenebilir ve şirketlere daha fazla esneklik sağlar.
- Risk Paylaşımı: Bazı riskler dış kaynak sağlayıcılara devredilir, böylece şirketler operasyonel riskleri azaltabilir.
Zorlukları:
- Kontrol Kaybı: Şirketler, dış kaynak sağlayıcıları üzerinde tam kontrol sahibi olamayabilir, bu da kalite ya da zamanlamayla ilgili sorunlar yaratabilir.
- Güvenlik Riskleri: Veri ve bilgi güvenliği konularında riskler artabilir, bu nedenle dikkatli sözleşme ve denetim mekanizmaları gereklidir.
- İletişim ve Koordinasyon Sorunları: Farklı coğrafyalarda ya da kültürlerde bulunan dış kaynak sağlayıcılarla iletişim kurmak zor olabilir.
- Bağımlılık Riski: Uzun vadede dış kaynak sağlayıcılara aşırı bağımlı hale gelmek, şirketin stratejik esnekliğini sınırlayabilir.
Dış Kaynak Kullanım Alanları:
- Bilgi Teknolojileri (IT): Yazılım geliştirme, veri merkezi yönetimi gibi IT hizmetleri sıklıkla dış kaynak kullanılarak yürütülür.
- İnsan Kaynakları: Bordro yönetimi, işe alım süreçleri gibi alanlar da dış kaynak kullanımı için uygundur.
- Lojistik ve Tedarik Zinciri: Taşımacılık, depolama gibi süreçler de genellikle üçüncü taraflarca yürütülür.
- Müşteri Hizmetleri: Çağrı merkezi hizmetleri, müşteri destek hizmetleri dış kaynak kullanımının en yaygın olduğu alanlardan biridir.
Bu tür iş süreçlerinde, dış kaynak kullanımının doğru şekilde yönetilmesi ve güvenliğinin sağlanması için dikkatli bir seçim süreci ve iyi tanımlanmış sözleşmeler büyük önem taşır.
